Qué es un Open Space

Si te preguntas que es un Open Space este es el momento de disfrutarlo. Ven, observa y participa, será un gusto contar contigo. Cuando llegues te encontraras con un grupo de personas a las que les gusta la Tecnología y que entienden que la mejor manera de disfrutar trabajando con ella consiste en ser partícipes de equipos que determinan su propio marco de trabajo.

Un Open Space te propone un entorno en el que las personas que acuden son copartícipes de cada una de las etapas de la reunión. Desde la determinación de los temas que le gustaría que se trataran, hasta el nivel de implicación que quieren tener en cada sesión a la que acuden.

El Espíritu Ágil del evento se pondrá de manifiesto por el desarrollo auto-organizado del mismo y su estilo “un-conference” en el que cualquier contenido puede ser abordado. Se construye de esta manera el camino del propio aprendizaje y se facilitan las vías a través de las cuales pueden surgir las sorpresas o ese esperado “Momento-Ajá”.

Cómo funciona

Aparentemente es un espacio desestructurado y sin normas en el que podría ser fácil perderse, pero no es así ya que te encontrarás con la figura del facilitador que dinamizará el Open Space y velará para que no haya bloqueos en el transcurso de las sesiones.

El facilitador convocará a los participantes en un círculo para darles la bienvenida y “abrir el espacio”. Explicará los cuatro principios y la única ley que se deben tener presentes durante el evento para lograr crear un clima de aprendizaje autodirigido.

Los cuatro principios

  • Están los que deben estar: cualquier persona que esté en la sesión es porque debía estar y no otra. Todos son bienvenidos.
  • Lo que suceda es lo que tiene que suceder : cualquier hecho que ocurra era lo único que podía ocurrir y no otro.
  • Empieza cuando tiene que empezar: ni antes ni después.
  • Acaba cuando tiene que acabar: ni antes ni después.

La única ley es La Ley de los Dos Pies, en el momento que sientas que no estás aprendiendo ni contribuyendo, haz uso de tus pies de manera libre y responsable para acudir a otra sesión en la que tu participación sea significativa para tu aprendizaje o el de los demás.

Una vez expuestos estos principios y la Ley de los Dos Pies el facilitador determinará la línea general de la reunión y se preguntará a los asistentes cuáles son los contenidos que les gustarían que se trataran en alguna de las sesiones.

Cada propuesta se escribirá en un papel (Post-It) y se pegará en un panel a la vista de todos para su organización posterior. Una vez estén definidas todas las sesiones propuestas llega la hora del “Mercado de Ideas”. Normalmente la limitación del espacio físico del local impide que se lleven a cabo todas las sesiones propuestas así que hay que votar . Aquellas sesiones que resulten más populares serán las que ocurran.

Ya tenemos seleccionado el contenido, nos queda ordenarlo. Para ello hay configurado un cuadrante atendiendo al número de salas disponibles y al horario. Se irán colocando los Post-it de las sesiones en el cuadrante de manera que se indique en que sala van a ocurrir y a qué hora. Dado que hay más de una sala disponible habrá sesiones que se realicen simultáneamente y por desgracia tendrás que elegir cuál es la que te interesa a priori, pero recuerda la Ley de los Dos Pies, no tienes que quedarte si la sesión no es significativa para ti. En ese momento también se pactan los descansos y la hora de finalización del evento.

Es entonces cuando empezamos las sesiones, los facilitadores desaparecen y nos empezamos a mover para asistir a ellas. Participar no significa sólo intervenir de manera activa, existen cuatro formas en las que los asistentes participan:

  • Promotor: asumes el rol de dirigir, exponer y facilitar de alguna manera la sesión.
  • Seguidor: asistes y estás presente durante la sesión.
  • Abeja: no estás interesado en especial en ninguna sesión pero tienes muchas ideas que puedes ir dejando caer en todas ellas a modo de polinización y enriquecimiento.
  • Mariposa: ese momento en el que no tienes interés por ninguna sesión y decides revolotear por fuera y tomar algo. En ese momento puede haber más mariposas alrededor y se puede generar un “Open Space alternativo” también muy enriquecedor.

Así se va desarrollando la jornada en la que no se controlaran los horarios y en la que la que el plan establecido podría cambiar si ocurre un momento mágico que lo justifique.

Poco a poco llegaremos al momento de “cierre del Open Space”,nos volvemos a reunir a la hora pactada para el cierre y hacemos una breve retrospectiva sobre lo que ha significado para nosotros el evento. Con ayuda de los facilitadores comentamos algún hecho o reflexión relevante que queramos compartir con el resto del grupo. También se establecerán turnos de propuestas de mejora , agradecimientos y felicitaciones. Concluye de esta manera el Open Space.

Cuál fue el origen

El consultor Harrison Owen a mediados de los ochenta detectó durante una conferencia que él mismo había organizado que el auténtico aprendizaje se conseguía de puertas para afuera de las conferencias formales . Fue entonces cuando pensó en la manera de aprovechar esa dinámica para crear una nueva forma de compartir conocimiento.

En su libro “Open Space Technology: A User’s Guide”, describe su propuesta de Open Space que ha sido utilizada para grupos de hasta 2000 personas. (Algo debe tener esta reunión 😉 ).

Marisa Olmedo.