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Infiltrada como voluntaria y asistente ¿se puede pedir más?

Supe de la existencia de BAOS (Big Agile Open Space) hace unos 2 años cuando empecé a meterme más de lleno en la comunidad Agile, como algo más allá de la oficina y al acudir a distintos eventos y meetups de forma habitual. Circunstancias personales me impidieron acudir al evento y este año no podía faltar!Dado que en mi caso, no tengo mucha oportunidad de poner en práctica estos conocimientos de una forma habitual estando en un ambiente más tradicional, siempre intento mantenerme activa y en formación constante, asistiendo a cursos, eventos y talleres. Por ello vi en BAOS la oportunidad de compartir experiencias, seguir aprendiendo, estar al día, así como poder reencontrarme con compañeros y amigos.Tras comprar mi entrada y recibir el correo de organización, se ofrecía la posibilidad de participar como voluntario, así que allá que fui! Qué mejor oportunidad que poder vivir el evento que, desde dentro y colaborando, otra de mis pasiones.Inscribirte como voluntario permitía seleccionar qué era lo que mejor se te daba o aquello en que creías podías participar. En mi caso, amante de la fotografía, transmitir, compartir y redes sociales, no dudé en pedir la tribu Multimedia. También montaje y limpieza final, porque toda ayuda es bienvenida. Había también tribu de cocina, de facilitación gráfica, no faltaba detalle. Pocos días después, hubo una reunión de sincronización donde los organizadores nos dieron algunas pautas para el desarrollo del evento. Un evento que abogaba por el medio ambiente, ofreciendo la posibilidad de compartir coche, participar con una comida comunitaria entre todos, incluso añadiendo tu propio estilo de música en la lista Spotify creada para el evento pero, sobre todo, ser tu mismo en todo momento.Junto a los organizadores Gema Ruíz, Iratxe Kaltzakorta, Ana Palomo, Esther Estevez y David Cuesta,los voluntarios empezábamos a ser partícipes y empezabas a sentir que, esto iba a ser algo grande. Empezaba a sentirme parte de ello …arrancaba Baos2019!

Apenas quedaban unas horas y, tras la reunión de sincronización, aquellos que habíamos decidido participar en la comida voluntaria, íbamos a casa a preparar algo de catering. La idea era ser parte de ello un poquito más. Empezabas a tener cada vez más ganas de compartir con los demás.Tras dormir poco, casi como en una noche de reyes magos (porque además yo soy de vivir todo a lo grande) antes de que saliera el sol, llegábamos a la nave, para poder empezar con el montaje del evento. Aún recuerdo la sensación que tuve al aparcar frentea la nave, iba a vivir Baos2019!! y mi primer twitter queriendo decirlo en voz alta tuvo lugar “Vívelo”!Empezaba el despliegue de medios, organizar las salas para charlas, poner los tableros, termómetros de valoración de dinámicas, material en sus puestos, post-its, hashtags para Redes Sociales, todo tenía que estar listo para que en un rato los primeros asistentes empezaran a llegar y a vivirlo con nosotros. Los voluntarios y organizadores, nos
desplegábamos como pequeños minions para que todo estuviera listo a eso de las 9:30, momento de apertura de puertas.Faltaba poco tiempo para la hora de arranque, y una sincronización entre todos hacía ver que, aquello empezaba, los primeros asistentes ya estaban en la puerta. Chocábamos nuestras manos con el todos a una y decíamos aquello de Gooooooooooo!Cada una de las personas de las tribu ocupaban sus posiciones, personas en recepción, en photocall, se iniciaba la apertura con bienvenida.Nada más abrir las puertas, observando la cola de entrada, viví uno de los primeros objetivos con que fui a BAOS,reencuentro, caras conocidas, gente expectante. Antiguos compañeros y recuerdos de tiempos pasados.Los asistentes se iban moviendo libremente por la nave mientras los voluntarios desarrollábamos nuestro rol en la tribu. La tribu multimedia empezaba a “abordar” a los asistentes (mil gracias a todos los que os prestasteis a ayudarnos) intentando conocer sus primeras impresiones, si conocían el evento, así como expectativas. Todo el mundo transmitía ilusión,ganas de aprender, crecer y yo, en mi rol de voluntaria y a la vez de asistente, vivía con ellos aquellas sensaciones. Todos queríamos obtener conocimiento y tratar de llevarlo a nuestro día a día y nuestros equipos de trabajos.

Poco después, se iniciaba la parte de bienvenida donde los organizadores nos contaban cómo se iba a desarrollar el evento (salas, tiempos, cómo iniciar las candidaturas de charlas, momento comida comunitaria, dinámica final y causas benéficas en el cierre).

A continuación nos comentaban las leyes no escritas y principios de Baos:

Y por supuesto, La Ley de los Dos Pies:

En el momento que sientas que no estás aprendiendo ni contribuyendo, haz uso de tus pies de manera libre y responsable para acudir a otra sesión en la que tu participación sea significativa para tu aprendizaje o el de los demás”

Pequeñas huellas de oso, o de pisadas, marcaban este principio en cada una de las salas y zonas habilitadas:

A continuación, se comenzaba con una dinámica para conocerseTengo que reconocer que, cuando el día previo supe qué dinámica se iba a realizar, había algo de dudas en mí, cómo se desarrollaría aquello en un ambiente de tantas personas, pero a la hora de hacerla, todo fluyó y entre los asistentes, empezamos a saludarnos, darnos la mano y finalmente un saludo más efusivo. Recuerdo, una vez más el reencuentro, la energía y cómo en ese momento pude saludar a personas o conocidos que hasta ese momento no había podido saludar. This is BAOS!

Se comenzó entonces con la creación y presentación de candidaturas momento en que, todos aquellos asistentes que quisieran dar un taller, charla, dinámica, debate, etc. escribían en una tarjeta las características de su propuesta y luego presentaban su candidatura. Con ello, se iba organizando la llamada ‘parrilla’ distribuyendo a los candidatos en salas y franjas horarias.

Una vez montada la parrilla, te veías en una especie de dilema, había 5 salas y querías estar en todas, porque en todas ellas parecía haber propuestas interesantes.

En un tiempo, me gustaría intentar otro Post con el detalle de las charlas a las que acudí porque creo que merecen mención especial y, compartir eso también podría ayudar a quienes no estuvieron. Un montón de aprendizaje y sobre todo motivación para seguir. En mi caso mi camino fue: LIDERAZGO Y EMPATíA (con Alexander Mezynski), CÓMO OBTENER EL COMPROMISO(Con Pedro Polo y Mirian Ortiza), BUSSINESS AGILITY(con Claudia Patricia Salas) y por la tarde las sesiones CÓMO MEDIR CUALQUIER COSA (con Pau Mugarra), GETTING THINGS DONE (con Victor Gonzalez) y VALUE – ESTO NO ES PARA Mí, ES PARA MI JEFE.

Y esto era parte de la magia BAOS una vez más porque, el recorrido de cada uno de los asistentes, es único, y esa es parte de la magia de un OpenSpace. Entre charla y charla, mis compañeras de tribu multimedia y yo, nos reuníamos en el pasillo central, cambiábamos impresiones, e intentábamos capturar algo más, una entrevista, una imagen con que luego poder mostrar el espíritu Baos. Desdoblarte en el rol de voluntaria y asistente te permitía además ser una especie de ‘jefe infiltrado’ poniendo foco en lo que la gente iba añadiendo en los paneles de feedback y a la vez, vivirlo tu mismo, con lo cual entendías perfectamente. El local por ejemplo hizo que, el frío se sintiera en todos nosotros, aunque el calor de grupo y las ganas de seguir aprendiendo ayudaban a seguir. Tras la comida comunitaria y las charlas de la tarde, el evento tocaba su fin…

Ese panel de feedback que estaba presente durante toda la jornada, permitía que todos los asistentes pudiéramos ir incluyendo desde lo que nos estaba gustando, o queríamos mejorar hasta incluso si buscábamos algún tipo de oferta de empleo.

Como dinámica de cierre uno de los momentos que yo considero más enriquecedores en los equipos de trabajo, reconocimiento a la labor realizada, momento kudo.

En este caso, la dinámica ‘fashion kudo’ pretendía que, entre los asistentes nos acercáramos a pegar un post-it sobre la ropa a aquellas personas que consideráramos merecían ese gesto por nuestra parte.Y vaya que si hizo ilusión sentirte parte de ello otra vez, todos teníamos nuestros kudos!

Como cierre, se anunciaban tres ONGs con las que se querían compartir los fondos recaudados, tres organizadores, intentaban que los asistentes decidierámos entre las 3 ONGs. Padres 2.0, fue la seleccionada en este caso (una Ong que viene trabajando desde 2008 en la defensa de la infancia frente a los problemas de Internet, trabajando especialmente en la prevención).

Terminaba Baos2019 y con ello, mi primera vez en un evento tipo OpenSpace de estas características.

Para mí fue una experiencia muy enriquecedora, tanto en lo profesional como en lo personal y animaría a vivirla a que todos aquellos que tengáis oportunidad. Las sensaciones de aprender, formar parte de ello, compartir, cercanía entre profesionales, espíritu de comunidad y de grupo, o de pertenencia, fue increíble. En mi caso además, que trabajo muchas veces con equipos en remoto, es gracias a estas oportunidades con las que puedo conocer algo más de cerca todo lo relacionado con la comunidad Agile y mantenerme al día.

Para cerrar este post, me gustaría trasladar mis agradecimientos. Primero, a los que hayáis llegado hasta aquí y leído el post completo. Eso sí que es mérito!

Después, a todos los organizadores, voluntarios, a todos los asistentes, a las personas con quien me reencontré, a los que conocí por primera vez, a los que os dejasteis entrevistar, a las personas que me hicieron vivirlo, a mis hermanas por ayudarme a preparar mi parte de catering, a todos vosotros, gracias! Espero no haberme olvidado de nadie y que todos, tanto los citados como los anónimos, hayáis podido vivir un poquito más desde dentro el evento.

Espero asistir a Baos2020 y encontraros allí. Mientras tanto, no dejes de aprender, de soñar, de marcarte objetivos, no dejes de ser tú mismo, y recuerda: Baos hace lazos. This is BAOS!

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